TimeShepherd Administrator Anleitung
Neue/n Mitarbeiter:in erstellen
Stammdaten über Menu-Auswahl aufrufen.
«Mitarbeiter:in erstellen» anwählen.
«Neue/n Mitarbeiter:in eröffnen» anwählen und mit «weiter» bestätigen.
Stammdaten ausfüllen und mit «weiter» bestätigen.
Datum von:
Gültigkeitsdatum der Person im System.
Gültigkeitsdatum der Person im System.
Eintrittsdatum:
Gültigkeit für Arbeitsjubiläum oder Ferienberechnung.
Gültigkeit für Arbeitsjubiläum oder Ferienberechnung.
Ausweis:
Falls mit einem Ausweisterminal Buchungen erfasst werden, Ausweisnummer gemäss Ausweiskarte hinterlegen.
Falls mit einem Ausweisterminal Buchungen erfasst werden, Ausweisnummer gemäss Ausweiskarte hinterlegen.
Historische Daten ausfüllen und mit «Fertig» bestätigen.
Vertrag:
Jede angestellte und somit aktive Person benötigt einen Arbeitsvertrag. Wird kein Arbeitsvertrag hinterlegt, gilt die Person als ausgetreten.
Jede angestellte und somit aktive Person benötigt einen Arbeitsvertrag. Wird kein Arbeitsvertrag hinterlegt, gilt die Person als ausgetreten.
Kanton:
Kanton gemäss Firmenstandort hinterlegen. Durch den Kanton wird der Betriebskalender einer Person zugeordnet. Im Betriebskalender werden Feiertage und Arbeitstage definiert. Siehe Kapitel «Betriebskalender erfassen».
Kanton gemäss Firmenstandort hinterlegen. Durch den Kanton wird der Betriebskalender einer Person zugeordnet. Im Betriebskalender werden Feiertage und Arbeitstage definiert. Siehe Kapitel «Betriebskalender erfassen».
Pensum:
Sobald ein tieferes als 100% Pensum eingetragen wird, kann ein Teilzeitmodell definiert werden.
Sobald ein tieferes als 100% Pensum eingetragen wird, kann ein Teilzeitmodell definiert werden.
Teilzeitmodell:
«Arbeitstage definiert»:
Jeder Wochentag kann als Arbeits-, Halb- oder Nichtarbeitstag definiert werden. Die Ferien werden prozentual gemäss Pensum gekürzt.
Jeder Wochentag kann als Arbeits-, Halb- oder Nichtarbeitstag definiert werden. Die Ferien werden prozentual gemäss Pensum gekürzt.
«Sollzeit x Teilzeit-Pensum»:
Die Sollzeit wird auf die gesamte Woche verteilt. Der Ferienanspruch wird mit 100% bewertet.
«Sollzeit definiert»:
Die Sollzeit kann pro Tag festgelegt werden. Die Ferien werden prozentual gekürzt. Dieses Modell sollte nur in Ausnahmefällen eingesetzt werden.
Die Sollzeit kann pro Tag festgelegt werden. Die Ferien werden prozentual gekürzt. Dieses Modell sollte nur in Ausnahmefällen eingesetzt werden.
Ferienanspruch:
Ferienanspruch für gesamtes Jahr und 100% Pensum eintragen. Anspruch wird durch System pro Rata gekürzt.
Ferienanspruch für gesamtes Jahr und 100% Pensum eintragen. Anspruch wird durch System pro Rata gekürzt.
Personalstatus:
«Zeiterfassung» Die Person erfasst täglich Ihre Zeiten. Wenn keine Buchung getätigt wurde, wird die Fehlermeldung “Keine Buchung für diesen Tag” erzeugt.
«Nur Absenzen» Die Person erfasst ausschliesslich Absenzen wie z.B. Ferien oder Krank.
Mitarbeiter:innen verwalten
Bereits erfasste Personen können in den Stammdaten bearbeitet werden.
Person mittels Klick auf Pfeil aufklappen.
Stammdaten wie Mailadresse, Eintritts- & Geburtsdatum, Rolle oder die Zuweisung des Vorgesetzten können über den Stift bearbeitet werden.
Neuen Ausweis hinterlegen
Ein zusätzlicher Ausweis kann unter «Neuer Ausweis» hinzugefügt werden.
(Ausweishinterlegung bis Version 25)
(Ausweishinterlegung ab Version 25)
Stellvertretung hinterlegen
Eine Stellvertretung für die Genehmigung von Anträgen kann unter «Neuer Stellvertreter» hinterlegt werden.
Alle Anträge werden für den gewünschten Zeitraum zusätzlich an die Stellvertretung versendet und können durch die Person genehmigt oder abgelehnt werden. Bei Hinterlegung eines Stellvertreters wird eine Benachtichtigung per Mail versendet.
(Stellvertreterhinterlegung bis Version 25)
(Stellvertreterhinterlegung ab Version 25)
Austritt erfassen
Person aufrufen und «Austritt erfassen» anwählen.
Gewünschtes Datum eingeben und speichern. Die Person wird ab Austrittsdatum deaktiviert und der Ferienanspruch pro Rata gekürzt.
Der angepasste Restferienanspruch kann über die Saldenanzeige geprüft werden. Hierfür kann die Anzeige nach hinterlegtem Austritt aktualisiert werden.
Pensum- & Anstellungsanpassungen
Änderungen von Pensum, Ferienanspruch, Personalstatus, Abteilung oder Wochenmodell werden zum gewünschten Datum hinterlegt.
Datum selektieren, gewünschte Anpassung vornehmen und anschliessend speichern.
Über die Pfeile links und rechts können die alten oder zukünftigen Einstellungen eingesehen werden. Das + zum Erstellen eines neuen Eintrages ist auf der rechten Seite beim neusten Eintrag sichtbar.
Wiedereintritt
Tritt eine bereits ausgetretene Person erneut ins Unternehmen ein, kann dies über einen neuen Historieneintrag erfasst werden.
Dazu muss die betreffende Person zunächst in den Stammdaten aufgerufen werden. Da standardmässig nur aktive Personen angezeigt werden, ist der Status-Toggle oben rechts von «Nur Aktive» auf «Alle» umzuschalten.
Die Person kann nun in der Liste gesucht und ausgewählt werden.
Bitte beachten: Ausgetretene Personen erscheinen nicht in der Suchfunktion und müssen daher manuell in der Liste gefunden werden.
Über das blaue Plus-Symbol beim letzten Historiensatz kann anschliessend ein neuer Eintrag erstellt werden.
Im neu angelegten Eintrag werden das gewünschte Eintrittsdatum sowie der entsprechende Vertrag erfasst. Abschliessend die Eingaben mit «Speichern» bestätigen.
Für die Jubiläumsberechnung wird das Datum gemäss Screenshot verwendet. Sollte das neue Eintrittsdatum gelten, müsste auch dieses aktualisiert werden.
Ferien oder Gleitzeit Gutschrift hinterlegen (+ / - )
Person aufrufen und Gutschrift «Verwalten» auswählen.
«Neue Gutschrift» anwählen.
Datum auswählen, Konto & Wert angeben. Gleitzeit wird in Stunden berechnet. Ferien standardmässig in Tagen. Mittels Klick auf das Notiz-Symbol kann eine Bemerkung hinterlegt werden.
Auszahlungen oder Ferienkürzungen können als Negativgutschriften mit dem Vorzeichen “-” (Minus) erfasst werden.
Gutschrift abschliessend speichern.
Dokument freigeben
In den Stammdaten können den Mitarbeitenden Dokumente wie z.B. eine Anleitung freigegeben werden. Wenn ein Dokument für alle zur Verfügung stehen soll, kann es direkt in der Übersicht der Stammdaten hochgeladen werden.
Stammdaten über Menu-Auswahl aufrufen.
Upload-Button anwählen.
Gewünschtes Dokument über Dateiexplorer auswählen und anschliessend speichern.
Nun ist das Dokument hochgeladen und steht allen Benutzern zur Verfügung.
Falls ein Dokument nur für einzelne Personen zur Verfügung stehen soll, kann die Person aufgerufen und das private Dokument in der Detailansicht hochgeladen werden.
(Dokumentenablage bis Version 25)
(Dokumentenablage ab Version 25)
In der gleichen Ansicht kann ein Dokument auch wieder gelöscht werden. Wird ein öffentliches Dokument gelöscht, wird es automatisch bei allen Personen entfernt, wenn es gelöscht wird.
Unter «Meine Stammdaten» können die betroffenen Personen die Unterlagen einsehen.
Zeiten visieren
Über die Meldung «Bitte Zeiten visieren» können die monatlichen Freigaben visiert werden. Dies kann entweder durch die Team- und Abteilungsleitung oder durch Administratoren durchgeführt werden.
Meldung über Stift bearbeiten.
Eine Liste aller Personen wird geöffnet. Noch nicht freigegeben Personen werden rot markiert.
Über die Optionen kann der Zeitraum visiert oder abgelehnt werden. Bei Ablehnung kann eine Bemerkung mitgegeben werden, der Zeitraum wird erneut geöffnet und die Person erhält erneut eine Meldung zur Freigabe des Zeitraums. Ausserdem kann der Monatsbericht oder die Lohnzeitenliste aufgerufen und überprüft werden.
Wird ein noch nicht freigegebener Zeitraum visiert, wird die Freigabe der Person übersprungen und der Zeitraum direkt gesperrt.
Gesperrten Zeitraum aufheben
Wird ein Fehler in einem bereits visierten Zeitraum gefunden, kann der Monat über die Stammdaten wieder geöffnet werden.
Stammdaten Mitarbeitende aufrufen.
Gewünschte Person editieren.
Über das Schloss die Berechnungssperre zurücksetzen.
Anschliessend mit Ja bestätigen:
Der zuletzt visierte Zeitraum Februar wurde nun zurücksetzt. Der Mitarbeitende kann den Monat nun korrigieren & neu freigeben.
Über den TimeShepherd kann nur der zuletzt freigegebene Zeitraum geöffnet werden. Soll ein weiter zurückliegender Zeitraum entsperrt werden, kann dies über den Personalstamm in der Applikation plus-time erfolgen.
Für Cloud-Kunden, die keinen Zugriff darauf haben, besteht die Möglichkeit, eine Anfrage über das Support-Portal zu stellen.
Betriebskalender erfassen
Einmal im Jahr muss der Betriebskalender für das Folgejahr erstellt werden. Im Betriebskalender werden die Arbeits- und Feiertage definiert.
Hierfür erscheint im Newsfeed eine Meldung: «Betriebskalender fehlt!».
Meldung bearbeiten und Mandant und Kanton selektieren. Kalender anschliessend mit «Betriebskalender generieren» erzeugen.
Der Betriebskalender wird nun anhand der hinterlegten Feiertage erstellt.
Halbe Feiertage wie Sechseläuten oder Knabenschiessen können mittels Klick auf den entsprechenden Tag hinterlegt werden. (Siehe Beispiel am 31.12)
Über das x können Feiertage gelöscht und über die Suchfunktion neue Feiertage hinzugefügt werden.
Über die Menu-Auswahl kann der Betriebskalender auch nach initialer Erzeugung wieder aufgerufen werden.
Ferienabschluss durchführen
Immer zu Beginn des neuen Jahres muss der Ferienabschluss durchgeführt werden, sofern alle Ferienbuchungen für das Vorjahr eingegeben wurden.
Meldung im Newsfeed anwählen.
Mandant und gewünschtes Ferienjahr markieren. Anschliessend Ferienabschluss durchführen.
Achtung: Nach Abschluss der Ferien werden nachträgliche Buchungen für das Vorjahr nicht mehr berücksichtigt.
Gruppenbuchung
Über die Funktion “Neue Gruppenbuchung erstellen” beim grünen Plus-Button können Buchungen gleichzeitig für mehrere Personen oder eine Person über einen längeren Zeitraum vorgenommen werden.
Personen auswählen (1) und anschliessend Zeitraum (2) & Konto (3) definieren.
Mit dem Wochentag-Filter (4) kann definiert werden, an welchen Wochentagen eine Buchung vorgenommen werden soll. Wenn ein Zeitraum definiert wird für den gesamten April, jedoch nur der Montag im Wochentag-Filter ausgewählt wurde, wird für jeden Montag im April eine Buchung getätigt.
Verhalten bei existierenden Buchungen (5):
Überspringen: Tage, an welchen bereits eine Buchung existiert, werden ignoriert und keine Buchung vorgenommen.
Anhängen: Falls bestehende Buchungen vorhanden sind, bleiben diese bestehen und eine neue, zusätzliche Buchung wird getätigt.
Überschreiben: Bestehende Buchungen werden gelöscht und durch die neue Buchung überschrieben.
Überschriebene Buchungen können nicht wiederhergestellt werden!
Die Gruppenbuchung kann mittels Speichern (6) erstellt werden. Falls eine Buchung über einen Zeitraum gelöscht werden soll, Löschen wählen.
Lizenz beantragen
Über einen Klick auf die Version kann der Lizenz-Stand eingesehen werden.
Hier sind gebuchte Module und aktive Personen ersichtlich. Ausgetretene Personen zählen nicht zu den aktiven Personen.
Sollten alle Lizenzplätze aufgebraucht sein, kann eine neue Lizenz über die Funktion «Neue Mitarbeitendenlizenz bestellen» hinzugefügt werden.
Bei einer Reduktion bitte die entsprechende Anzahl mit Minuszeichen erfassen (z. B. -1).
Bei einer Erhöhung die Anzahl der zusätzlich benötigten Lizenzen angeben.
Bei einer Erhöhung die Anzahl der zusätzlich benötigten Lizenzen angeben.
Gewünschtes «Gültig ab»-Datum sowie die Anzahl Lizenzen eintragen und abschliessend absenden.
Die Lizenzanfrage wird spätestens eine Woche vor dem Gültigkeitsdatum aufgeschaltet und per E-Mail bestätigt.
Die Lizenzanfrage wird spätestens eine Woche vor dem Gültigkeitsdatum aufgeschaltet und per E-Mail bestätigt.
Lohndaten erzeugen
Über die Menu-Auswahl Lohndaten Erzeugen aufrufen.
Gewünschten Zeitraum, Schnittstelle & Mitarbeiterkreis auswählen und Lohndaten erzeugen betätigen.
Nun werden die Lohndaten des gewünschten Zeitraumes in der Liste aufgeführt. Über die Funktion «Exportieren» werden die generierten Lohndaten des selektierten Zeitraums heruntergeladen.