TimeShepherd Benutzer Anleitung
TimeShepherd Web Login
TimeShepherd-Link im Browser (Chrome) aufrufen.
Anmeldename & Passwort eintragen und mit «Anmelden» bestätigen.
Nach der ersten Anmeldung sollte ein neues, individuelles Passwort gesetzt werden.
Profil aufrufen & «Passwort ändern» auswählen.
Hier muss das bestehende Passwort und das neue Passwort eingegeben werden. Danach können die Eingaben mit «Ändern» bestätigt werde
Meine Stammdaten
Unter dem Profil können die persönlichen Stammdaten wie z.B. das Teilzeitmodell oder die hinterlegte Mailadresse eingesehen werden.
Passwort ändern
Über die Funktion Passwort ändern kann ein neues Passwort gesetzt werden.
Dokumente einsehen
Dokumente oder Anleitungen können im Abschnitt «Dokumente» heruntergeladen werden.
Stellvertretung hinterlegen
In den Stammdaten kann eine Stellvertretung für die Genehmigung von Anträgen z.B. bei Ferien oder anderen längeren Abwesenheiten hinterlegt werden. Die Person erhält während dem definierten Zeitraum die Anträge und kann diese stellvertretend genehmigen oder ablehnen.
«Neuer Stellvertreter» anwählen, Person und Zeitraum definieren. Die Person erhält anschliessend eine Benachrichtigung per Mail.
Kommen/Gehen buchen
Kommen/Gehen kann über den 
-Button gebucht werden.
Absenz-Antrag erstellen (Ferien, Krank etc.)
Absenz auswählen und anschliessend mit «Antrag stellen» bestätigen.
Absenzen können mittels Stern favorisiert werden. Somit erscheinen diese immer auf erster Stelle in der Auswahlliste.
Absenz-Antrag zurückziehen (Ferien, Krank etc.)
Kompletten Antrag zurückziehen
Ein noch offener oder bereits genehmigter Absenz-Antrag kann über die Antragsübersicht zurückgezogen werden. Wurde der Antrag bereits genehmigt, muss in der Filterauswahl «Alle» oder «Genehmigt» ausgewählt werden, da standardmässig nur offene Anträge angezeigt werden.
Anschliessend kann der Antrag über das Löschsymbol zurückgezogen werden. Ist der Antrag bereits genehmigt, wird dabei automatisch ein Löschantrag zur Genehmigung ausgelöst.
Wurde der Zeitraum bereits visiert oder gesperrt, kann der Antrag nicht mehr zurückgezogen werden. In diesem Fall muss der Zeitraum zuerst durch einen Administrator freigegeben werden.
Einzelner Tag eines Antrages zurückziehen
Soll lediglich ein einzelner Tag eines bereits genehmigten Antrags storniert werden – und nicht der gesamte Zeitraum – kann der betreffende Tag im Journal aufgerufen und die Absenz gezielt gelöscht werden. Siehe Kapitel Journal – Zeiten bearbeiten / Absenz buchen.
Buchungsfehler
Fehler bearbeiten (Kommen/Gehen nicht gebucht)
Fehlende Buchung/Buchungen nachtragen und speichern.
Fehler bearbeiten (Keine Buchung für diesen Tag)
Projektbuchung erzeugen
Projekt auswählen, optional eine Bemerkung hinterlegen und «Timer starten». Ab jetzt wird Deine Zeit auf das ausgewählte Projekt gebucht. Sobald ein neues Projekt gestartet wird, wird das vorherige gestoppt.
Über die Stunden-Eingabe können fixe Anzahl Stunden auf das Projekt gebucht werden.
Spesenantrag erzeugen
Datum, Spesenart & Anzahl oder Betrag eingeben. Falls notwendig, kann zusätzlich der Steuersatz angepasst oder ein Beleg hinterlegt werden. Danach Antrag stellen.
Journal
Journal – Zeiten bearbeiten / Absenz buchen
Register Journal aufrufen und Zeitraum auswählen.
Über die drei Punkte kann das Buchungspaar bearbeitet oder gelöscht werden.
Über «Zeiten bearbeiten» kann eine neue Absenz gebucht oder ein Buchungspaar erstellt/bearbeitet oder gelöscht werden.
Journal – Projektstunden verteilen
Projekt auswählen, Stunden eingeben und mittels + bestätigen.
Die farbige Stundenanzeige gibt an, wie viele Stunden verteilt werden können oder bereits verteilt worden sind.
Rot = Keine verteilten Stunden
Orange = Teilweise verteilte Stunden
Grün = Vollständig verteilt Stunden
Zeiten freigeben
Einmal monatlich erscheint eine Meldung, dass die Zeiten freigegeben werden müssen.
Durch Anwählen der Bearbeitung wir das Journal aufgerufen. Fehlerhafte Tage werden hier rot markiert werden.
Erst wenn alle Fehler für den Zeitraum bearbeitet wurden, kann der Zeitraum freigegeben werden. Die Zeiten können wie gewohnt über anwählen des Tages korrigiert werden. (Siehe Kapitel Journal)
Anschliessend kann der Button «Freigeben» am Seitenende betätigt werden.
Durch die Freigabe der Zeiten wird der Zeitraum abgeschlossen und gesperrt. Die zuständige Person kann den Zeitraum nun gegenprüfen und visieren.
Planung
Über die Planung können geplante Dienste eingesehen und Absenzen geplant werden.
Gewünschten Zeitraum markieren und Konto oder Absenz auswählen.
Anschliessend kann die Buchung über Speichern eingetragen werden. Falls das gebuchte Konto ein Genehmigungsantrag hinterlegt hat, wird automatisch das Antragsformular geöffnet.
Konten werden mit den Kürzeln in der Planung angezeigt. Über einen Mouseover wird die komplette Bezeichnung angezeigt.
Über das farbige Dreieck kann, falls mehreren Absenzen gebucht wurden, zwischen den Absenzen hin und her gewechselt werden.
Über einen Rechtsklick auf das Dreieck können die Details eingesehen werden.
Über einen Klick auf den gewünschten Tag können alle Buchungen des entsprechenden Tages gelöscht oder ein neues Konto eingetragen werden.
Schnellplanung – neue Buchung erstellen
Mit der Schnellplanung können Dienste und Abwesenheiten einfach gebucht werden.
Über das Such-Icon können Abwesenheiten und Dienste favorisiert werden, sodass die entsprechenden Konten direkt in der Übersicht angezeigt werden.
Durch einen Klick auf den Stern wird das Konto favorisiert.
Anschliessend wird das Konto in der Übersicht angezeigt.
Die Konten können nun durch einen Klick aktiviert und der gewünschte Zeitraum markiert werden. Das Konto wird somit direkt eingebucht.
Konto ist nun direkt hinterlegt.
Es können mehrere Zeiträume nacheinander eingebucht werden. Das Konto bleibt aktiviert, bis entweder ein neues Konto aktiviert oder das aktuelle Konto deaktiviert wird.
Schnellplanung - Buchung löschen
Falls eine Buchung gelöscht werden muss, kann das gewünschte Konto und anschliessend das Lösch-Icon aktiviert werden. Danach können die Tage ausgewählt werden, an denen die Buchung gelöscht werden soll.
Die Buchung wurde nun entfernt.
Der Löschmodus kann durch einen erneuten Klick auf das Lösch-Icon deaktiviert werden. Falls eine neues Konto aktiviert wird, wird der Löschmodus automatisch deaktiviert.
Buchungsabfolgen erstellen
Über das Such-Icon können Buchungsabfolgen erstellt werden. Mittels Buchungsabfolgen kann man sich wiederholende Buchungsmuster abspeichern und anschliessend für den gewünschten Zeitraum verbuchen.
Such-Icon anwählen und Buchungsfolgen «Bearbeiten» aufrufen.
Hier können neue Buchungsfolgen erstellt oder bestehende bearbeitet werden.
Soll eine Buchungsabfolge verbucht werden, kann diese ausgewählt werden. Anschliessend wird die Abfolge in der Übersicht der Planung als aktive Abfolge angezeigt.
In der Planung kann nun das Startdatum bei der gewünschten Person angeklickt werden. Die Buchungsabfolge wird ab dem markierten Datum bis zum selektierten Enddatum wiederholend gespeichert.
Die Eingabe muss nun bestätigt werden.
Die Buchungen wurden nun für den gewünschten Zeitraum verbucht.
Auswertungen
Beim ersten Aufruf werden die Auswertungs-Pop-ups durch den Browser blockiert. Diese können über die Meldung im Browser zugelassen werden
Lohnzeitenliste
Register «Auswertungen» aufrufen & Lohnzeitenliste auswählen
Die Lohnzeitenliste ist ein detaillierter Zeitausweis. Hier können neben den effektiv gestempelten Zeiten, Absenzen, Feriensaldo und Pausenabzüge eingesehen werden.
Gewünschte Parameter setzen und «Auswertung starten» betätigen.
Zeitkonten:
• Gleitzeit anwählen, damit Gleitzeitveränderung ersichtlich ist
• Auszahlung anwählen, damit Stundenlohn oder Zuschlagslohnarten ersichtlich sind
Ausgabe von:
• Istzeit: Alle Anwesenheitsstunden inkl. Abwesenheiten
• Anwesenheit: Alle Anwesenheitsstunden
• Produktivzeit: Produktiv gewertete Stunden
Industrieminuten:
• Aktiv: Zeitangaben werden in Dezimal angezeigt (1.5h)
• Inaktiv: Zeitangaben werden in Stunden Minuten angezeigt (1:30h)
Monatsübergreifend:
• Bei Zeitraumauswahl von Mitte Monat – Mitte Monat aktivieren, damit Ende Monat kein Monatsumbruch erstellt wird
Ausgabeformat:
• PDF
• HTML
• XLSX
Über «Auswertung starten» Lohnzeitenliste im gewünschten Format aufrufen.
Monatsbericht
Register «Auswertungen» aufrufen & Monatsbericht auswählen
Der Monatsbericht ist ein Zeitrapport, in welchem die gestempelten Buchungen und Absenzen eingesehen werden können. Im Nachhinein veränderte Buchungen werden fett markiert.
Gewünschte Parameter setzen und «Auswertung starten» betätigen.
Industrieminuten:
• Aktiv: Zeitangaben werden in Dezimal angezeigt (1.5h)
• Inaktiv: Zeitangaben werden in Stunden und Minuten angezeigt (1:30h)
Monatsübergreifend:
• Bei Zeitraumauswahl von Mitte Monat – Mitte Monat aktivieren, damit Ende Monat kein Monatsumbruch erstellt wird
Ausgabeformat:
• PDF
• HTML
• XLSX
Über «Auswertung starten» Monatsbericht im gewünschten Format aufrufen.
Jahresübersicht
Register «Auswertungen» aufrufen & Jahresübersicht auswählen
Die Jahresübersicht ist eine grafische Ansicht der Absenzen aller Kollegen/Kolleginnen des eigenen Teams. Diese kann beispielsweise für die Ferienplanung eingesetzt werden.
Aufklapp-Symbol anwählen, um gewünschte Parameter zu setzen.
Danach Auswertung mit «Auswertung starten» aufrufen.