Damit sich ein Mitarbeiter im TimeShepherd anmelden kann, braucht er eine Rollenzuordnung, welches ihn dazu berechtigt. Pro Mitarbeiter kann somit jeweils eine Rolle bzw. eine Berechtigungsrolle zugeordnet werden.

Berechtigungsrollen bestimmen nicht nur auf welche Personen und deren Zeiten jemand Einblick hat, sondern auch auf was im TimeShepherd alles ersichtlich sein soll. Daher lohnt es sich, die Zusammenhänge der Berechtigungsrollen zu kennen und zu verstehen.

Eine Rolle ist jeweils immer in drei Unterkategorien aufgeteilt: "Personalrecht", "Menürecht" und "Auswahlrecht".

Das Personalrecht bestimmt, welche Mitarbeitenden eingesehen werden können. Im Personalrecht werden jedoch nicht einzelne Mitarbeitenden ausgewählt. 

Um also einen Mitarbeitenden einsehen zu können, muss im Personalrecht deren Mandant, deren Kostenstelle, deren Abteilung und deren Personalgruppe eingefügt werden.

Wird eines davon nicht eingefügt, sondern nur der Mandant, die Kostenstelle und das Personalrecht, die Abteilung aber nicht, dann wird dieser Mitarbeiter nicht angezeigt.

Im Menürecht wird jeweils bestimmt, welche Funktionen und Felder im TimeShepherd zu sehen sind. Zum Beispiel kann eingestellt werden, welche Daten im Cockpit zu sehen sein sollen.

Sollen die Mitarbeitenden ihre Salden und Feriendaten sehen können? Sollen sie im Newsfeed lediglich Fehler oder noch weitere Hinweise erhalten? Sollen die Zeiten in Stunden und Minuten oder in Industrieminuten angezeigt werden?

Ausserdem kann im Menürecht die Visierungsfunktion pro Rolle eingestellt werden. Dies ermöglich es, nur den einten Mitarbeitern zu visieren, während andere dies nicht müssen. 

Auch können gewisse Auswertungen ausgeblendet oder weitere eingeblendet werden. Dies und noch vieles mehr kann im Menürecht eingestellt werden.

Das Auswahlrecht bestimmt die Konten, welche einen Mitarbeitenden sehen, erstellen, bearbeiten, löschen und beantragen kann.

Für jedes Konto kann eine andere Einstellung vorgenommen werden. Während zum Beispiel das Konto "Betriebsausflug" lediglich eingesehen werden kann, kann das Konto "Ferien" eingesehen und beantragt werden.

Es wird jeweils unterschieden zwischen dem Erstellen, dem Bearbeiten, dem Löschen und dem Beantragen eines Kontos. Ein Konto erstellen, bearbeiten und löschen, kann der Mitarbeitende ohne weiteres tun.

Beim Beantragen eines Kontos, wird das Konto nicht direkt erstellt, bearbeitet oder gelöscht, sondern der Vorgesetzte erhält eine Mitteilung, welches er dann genehmigen oder ablehnen kann.

Ein Antrag wird somit auch in Erstellungs-, Bearbeitungs- und Löschantrag unterteilt.

Diese zusammengestellte Rolle kann, einem oder beliebig vielen Mitarbeitern zugeteilt werden.